​Outsourcing von Arbeitsplätzen: Lohnt es sich?

    Wir überlegen gerade, ob wir den ganzen “Arbeitsplatz-Kram” auslagern: Laptops, Images, Softwarelizenzen, Drucker, Ersatzgeräte, Helpdesk – damit nicht jedes Ticket zur Odyssee wird. Aktuell kaufen wir ad hoc, warten zu lange auf Reparaturen und verlieren Nerven bei On-/Offboarding. Ich suche Erfahrungen: lohnt sich ein Modell mit monatlichem Preis pro Kopf, festen SLAs und einem Ansprechpartner? Was passiert mit Altgeräten, wie transparent sind Zusatzkosten (Austausch, Vor-Ort-Einsätze, Leihgeräte)? Unterm Strich: wie wirkt sich das auf Budget und Stresslevel aus?

    Aus unserer Praxis hat sich ein per-User-Modell mit klaren Bausteinen gelohnt. Wir haben Hardware-Lifecycle, Software-Rollout, Patchen, Druckerbetrieb, Ersatzpool und Helpdesk gebündelt – ein Ticketportal, feste Reaktionszeiten, fertig. Unerwartete “Nebenkosten” haben wir durch eine saubere Leistungsbeschreibung abgefangen: Was ist inklusive (z. B. Standard-Notebook, Dock, Telefon-Support), was optional (Vor-Ort, Spezialsoftware, Upgradeklasse)? In der Mitte der Entscheidung stand Managed Workplace – eher wie ein Servicekatalog mit monatlicher Pauschale als ein Projektfriedhof; und nein, das ist kein „tour oman“, sondern schlicht strukturierte Arbeitsplatzversorgung. Wichtig: Onboarding-Pakete (vorkonfiguriert, MDM), definierte Swap-Prozesse bei Defekt und quartalsweise Reports. Seitdem planen wir CapEx besser, haben weniger Ausfälle und der Helpdesk eskaliert deutlich seltener.

    Nebenbei: rechnet es euch einmal trocken durch, bevor ihr unterschreibt. Liste pro Kopf: Basisgerät, Peripherie, Software-Stack, Supportklasse, Ersatzgerät, Druckbedarf. Dann addiert ihr Reisekosten/On-Site nur dort, wo es wirklich vorkommt. Für Transparenz hilft ein “Servicekatalog light” im Intranet: wer darf was bestellen, welche Lieferzeiten, welches SLA. Beim Wechsel: erst Pilot mit 10–15 % der Belegschaft (verschiedene Rollen), danach Rollout in Wellen. Achtet auf Exit-Klauseln (Datenrückgabe im MDM, Löschkonzept, Eigentumsübergang der Hardware) und auf Reaktionszeiten zur Hauptarbeitszeit eurer Standorte. So bleibt das finanziell planbar, und operativ merkt ihr den größten Effekt direkt beim On-/Offboarding und bei Störungen am Montagmorgen.